Panduan Detail
Menambahkan Arsip Aktif
Panduan untuk pegawai dalam menambahkan dokumen arsip aktif ke dalam sistem.
Video Tutorial
Langkah-langkah Detail
1
Akses Menu Arsip Aktif
Login ke sistem dan navigasi ke menu "Arsip" > "Arsip Aktif" di navbar aplikasi. Kemudian klik tombol "Tambah Arsip Aktif".
2
Unggah Dokumen PDF (Opsional)
Jika ada file PDF terkait, unggah file tersebut. Anda dapat mengekstrak data dari PDF untuk mengisi beberapa field otomatis.
3
Isi Detail Arsip
Lengkapi semua field yang diperlukan seperti Nomor Berkas, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi, Kurun Waktu Penciptaan, Retensi Aktif, Keterangan, Tingkat Perkembangan, Media Simpan, dan Jumlah.
4
Periksa Lokasi Penyimpanan
Lokasi Penyimpanan (No. Filing Cabinet, No. Laci, No. Folder) akan dihitung otomatis berdasarkan Bidang Anda dan Kode Klasifikasi.
5
Review dan Simpan
Periksa kembali semua informasi yang telah diisi, kemudian klik "Simpan" untuk menyimpan arsip.
Tips Umum
- pastikan untuk mengupload file pdf dengan hasil scan yang baik, guna keefektifan dalam memproses otomatisasi dengan teknologi OCR (scanner teks)
- Pastikan Anda login dengan akun yang memiliki hak akses Pegawai.
- Nomor Berkas akan terisi otomatis jika Anda bukan sedang mengedit.
- Kode Klasifikasi bisa dipilih dari daftar atau diinput manual.
- Saat menginput kode klasifikasi dengan format lama misal 045.4 maka akan diklasifikasikan dengan format kode baru misalnya 000.5.6
- Pastikan Kode Klasifikasi sudah benar untuk perhitungan lokasi yang akurat. Pastikan semua field yang wajib telah terisi.