Panduan Detail
Proses Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif
Panduan langkah demi langkah untuk memindahkan arsip aktif yang sudah memenuhi masa retensi ke penyimpanan arsip inaktif.
Video Tutorial
Langkah-langkah Detail
Akses Menu Pemindahan Arsip
Dari navbar, navigasi ke "Pemindahan Arsip".
Langkah 1: Pilih Arsip
Pilih arsip aktif yang akan dipindahkan. Anda dapat menggunakan filter "Kadaluarsa" untuk menampilkan arsip yang sudah melewati masa retensi aktifnya. Klik "Lanjutkan".
Langkah 2: Isi Berita Acara
Lengkapi detail Berita Acara Pemindahan, seperti Nomor BA dan Tanggal BA. Klik "Lanjutkan".
Langkah 3: Persetujuan
Proses pemindahan memerlukan persetujuan dari Kepala Bidang Anda dan Sekretaris. Status persetujuan akan ditampilkan di sini. Anda perlu menunggu hingga kedua pihak menyetujui. Klik "Lanjutkan" jika sudah disetujui.
Langkah 4: Informasi Pemindahan Inaktif
Isi detail penyimpanan arsip inaktif, seperti Lokasi Simpan, Nomor Boks, Kategori Arsip, Jenis Arsip, Masa Retensi Inaktif, dan Nasib Akhir. Klik "Proses Pemindahan".
Langkah 5: Konfirmasi Selesai
Setelah proses pemindahan selesai, Anda akan melihat konfirmasi. Anda dapat melihat daftar arsip inaktif, riwayat pemindahan, atau memulai pemindahan baru.
Tips Umum
- Notifikasi akan muncul jika terdeteksi ada arsip yang telah melewati masa retensi arsi aktifnya
- Pilih minimal satu arsip untuk dipindahkan.
- Jika proses persetujuan ditolak, Anda mungkin perlu merevisi atau reset proses.
- Jika kode klasifikasi sesuai dengan format yang ada, maka akan otomatis mengisi field JRA nya