Panduan Detail

Proses Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif

Panduan langkah demi langkah untuk memindahkan arsip aktif yang sudah memenuhi masa retensi ke penyimpanan arsip inaktif.

Video Tutorial

Langkah-langkah Detail

1

Akses Menu Pemindahan Arsip

Dari navbar, navigasi ke "Pemindahan Arsip".

2

Langkah 1: Pilih Arsip

Pilih arsip aktif yang akan dipindahkan. Anda dapat menggunakan filter "Kadaluarsa" untuk menampilkan arsip yang sudah melewati masa retensi aktifnya. Klik "Lanjutkan".

3

Langkah 2: Isi Berita Acara

Lengkapi detail Berita Acara Pemindahan, seperti Nomor BA dan Tanggal BA. Klik "Lanjutkan".

4

Langkah 3: Persetujuan

Proses pemindahan memerlukan persetujuan dari Kepala Bidang Anda dan Sekretaris. Status persetujuan akan ditampilkan di sini. Anda perlu menunggu hingga kedua pihak menyetujui. Klik "Lanjutkan" jika sudah disetujui.

5

Langkah 4: Informasi Pemindahan Inaktif

Isi detail penyimpanan arsip inaktif, seperti Lokasi Simpan, Nomor Boks, Kategori Arsip, Jenis Arsip, Masa Retensi Inaktif, dan Nasib Akhir. Klik "Proses Pemindahan".

6

Langkah 5: Konfirmasi Selesai

Setelah proses pemindahan selesai, Anda akan melihat konfirmasi. Anda dapat melihat daftar arsip inaktif, riwayat pemindahan, atau memulai pemindahan baru.

Tips Umum

  • Notifikasi akan muncul jika terdeteksi ada arsip yang telah melewati masa retensi arsi aktifnya
  • Pilih minimal satu arsip untuk dipindahkan.
  • Jika proses persetujuan ditolak, Anda mungkin perlu merevisi atau reset proses.
  • Jika kode klasifikasi sesuai dengan format yang ada, maka akan otomatis mengisi field JRA nya

Panduan Terkait